Для чего нужны Бизнес-процессы
Бизнес-процессы нужны, чтобы вы могли понятно описать выполнение того или иного процесса по шагам для сотрудника, а затем проконтролировать процесс выполнения этого процесса.
Настройте бизнес-процесс один раз, и он сохранится у вас для любого сотрудника, который начнет работать с новым для себя процессом. Сотрудник сможет идти по четко установленным вами шагам для достижения результата.
Использование Бизнес-процессов
На странице Бизнес-процессы вы можете увидеть уже начатые процессы, постановщика и исполнителя по ним, на каком шаге находится процесс, всю дополнительную информацию по нему, а также дедлайн завершения процесса, если вы его устанавливали.
На странице бизнес-процессов можно фильтровать начатые процессы:
На странице Бизнес-процессы вы можете нажать на «+» справа вверху, чтобы начать новый бизнес-процесс.
У вас будет возможность выбрать шаблон, по которому нужно начать новый процесс. С помощью шаблонов вы сможете быстро начать выбранный бизнес-процесс, вам не нужно будет прописывать шаги для процесса каждый раз заново.
После выбора шаблона вам нужно будет заполнить по описанию поля, а затем нажать сверху кнопку Создать. Проделаем указанные шаги на примере бизнес-процесса "Найм вакансии":
Шаги бизнес-процесса
Когда бизнес-процесс создан, у исполнителя появляются шаги для его выполнения. Исполнитель может перейти в процесс и увидеть, какие действия требуются для выполнения процесса.
В данном случае необходимо связаться с соискателем, обсудить его кандидатуру на вакансию и оговорить дату собеседования. После выполнения действий нажимаем одну из соответствующих кнопок по итогам разговора с соискателем.
Допустим, соискатель сказал, что ему неинтересна вакансия, тогда мы нажмем на отказ и укажем причину:
Если же у нас получится договориться с соискателем, мы нажмем "Провести первичное собеседование", укажем дату собеседования и добавим комментарий, если он нужен:
Абсолютно все указанные поля настраиваются вами при создании бизнес-процесса, вы сможете задать в шаге именно те действия, что нужны вам.
Таким образом, мы проходим по шагам, указанным в бизнес-процессе.
Когда все шаги по бизнес-процессу будут выполнены, процесс будет считаться закрытым:
На верхней панели процесса вы можете увидеть постановщика, название процесса, шаг, на котором процесс сейчас находится, дедлайн по всему процессу, карту процесса и более подробную историю действий по процессу.
Дата завершения процесса
Дата завершения бизнес-процесса рассчитывается автоматически, исходя из количества дней, которое дается на выполнение всех вместе взятых шагов в бизнес-процессе.
Вы можете изменить дату завершения процесса, нажав на нее. Выберите новую дату и нажмите "Применить":
Карта бизнес-процесса
Просмотреть информацию по шагам можно под названием бизнес-процесса. 
Если нужна более подробная информация по шагам, можно открыть карту процесса, где вы увидите все шаги, куда может привести согласование/отказ по процессу.
Пройденные шаги отмечены галочкой, текущий шаг показан в виде крутящейся цели. При необходимости карту процесса можно развернуть по кнопке со стрелками в четырех направлениях.
История действий по процессу
Справа вы можете увидеть историю действий по процессу:
Если нужна более подробная история действий, вы можете нажать на значок часов в правом верхнем углу:
В истории действий отображаются действия по процессу и действия по заполнению полей. Сверху есть 2 фильтра, чтобы вы могли видеть только нужную вам информацию по процессу:
Создание подпроцесса
При выполнении бизнес-процесса есть возможность создать подпроцесс. Тогда в процессе будут открыты все нужные поля для начала подпроцесса. Поля нужно заполнить, после чего будет создан новый бизнес-процесс.
Конструктор бизнес-процессов
Для создания шаблона бизнес-процесса нужно перейти в конструктор бизнес-процессов. Во вкладке можно увидеть список шаблонов, которые уже созданы в проекте.
Доступы на создание шаблона бизнес-процесса
Для создания шаблона бизнес-процесса есть 2 уровня доступа:
- Создание и редактирование своих бизнес-процессов - сотруднику будет доступно создание и редактирование бизнес процессов, которые созданы сотрудником или его подчиненным;
- Администрирование всех бизнес-процессов - дает полный доступ ко всем действиям с разделом Бизнес-процессы.
Выдать один из доступов вы можете в настройках доступов вашего проекта.
Создание шаблона бизнес-процесса
Чтобы создать шаблон бизнес-процесса, вам нужно перейти во вкладку "Конструктор бизнес-процесса" и нажать на + в правом верхнем углу страницы.
Перед вами откроется страница с настройками бизнес-процесса:
На этой странице вы можете редактировать любые действия и шаги, чтобы настроить бизнес-процесс под задачи вашей команды.
В поле Информация о процессе вы можете внести название процесса и родительский процесс, если он есть.
Родительский процесс - процесс, который предшествует текущему создаваемому дочернему процессу.
Например: родительский процесс "Согласование вакансии" с подпроцессом "Найм по вакансии".
В поле сущности процесса можно добавить сущности, которые понадобятся вам при прохождении по шагам процесса. Подробнее о сущностях можно узнать в разделе Сущности процессов.
Ниже вы можете добавить шаги процесса. Поля настраиваются вами под вашу определенную задачу.
Например, вам нужно, чтобы сотрудник провел с кандидатом первичное собеседование. Указываете название шага, в нашем случае "Первичное собеседование".
Чтобы провести собеседование, нужно договориться с кандидатом о дате и времени встречи и оставить по желанию место для комментария сотрудника. В поле слева вы указываете название информационного поля. А справа выбираете тип поля. В нашем случае нам нужна дата и время встречи.
Поле можно отметить обязательным, если информация необходима для прохождения процесса.
В информации о шаге можно добавить исполнителя, который будет ответственен за текущий шаг.
В нашем случае назначает встречу и проводит ее один сотрудник, поэтому выбираем "Исполнитель из прошлого шага, кто завершил шаг".
Вы можете выбрать любого вариант ответственного, чтобы настроить свой процесс как можно более гибко.
Добавляем описание для исполнителя, чтобы пояснить, какой шаг он должен сделать.
Можно задать Отображаемые сущности или поля из процесса.
Например, у нас в процессе есть фамилия, имя, отчество и резюме сотрудника. Мы можем отобразить все поля, а можем только одно - резюме.
В дедлайне шага указываете, сколько дней, часов и минут исполнителю может быть доступно на выполнение этого шага. Отсчет времени начинается с момента перехода к указанному шагу.
Если вы не хотите, чтобы исполнитель мог менять сроки выполнения шага, можно снять галочку "Можно перенести" справа.
Если на этом шаге ваш процесс будет выполнен, то можно "Считать процесс в этом шаге завершенным". Тогда при переходе на текущий шаг процесс будет считаться автоматически завершенным.
Затем вам нужно продумать, какие результаты выполнения шага могут быть?
В нашем случае мы можем договориться с кандидатом о выходе, а можем не сойтись в каких-то вопросах, за чем последует отказ.
Допустим, кандидат был принят, тогда мы можем указать "переход на указанный шаг", а справа указать, на какой шаг перейдет исполнитель. Например, нужно будет указать дату выхода кандидата.
Если никакой больше дополнительной информации не нужно, а за наймом сотрудника последует другой процесс, тогда выберем "открыть дочерний процесс" и укажем, какой процесс нужно открыть.
Допустим, кандидат отклонил предложение, тогда мы пропишем вариант "Отказ" с открытием следующего шага, где исполнитель укажет причину отказа.
Все шаги и процессы прописываются вами, после чего могут быть доступны для выбора в других шагах процесса.
Когда вы завершите создание процесса, нажмите на "Создать" в правом верхнем углу страницы создания процесса.
Сущности бизнес-процессов
Сущности бизнес-процессов нужны, чтобы вы имели шаблон с полями для заполнения исполнителем процесса. Шаблон можно показать на любом шаге процесса.
Например, у вас есть несколько процессов, где необходимо заполнить данные клиента. Вы можете создать сущность "Клиент", в которую добавите поля для заполнения в бизнес-процессе.
Таким образом, при выборе сущности "Клиент" у вас теперь будет автоматически отображаться строки: имя, фамилия, отчество и телефон. А вы сэкономите время на внесении одинаковых полей.
Сущность можно настроить любую, исходя из потребностей бизнес-процессов вашей организации.
Сущность может отображаться:
- Везде - отображается во всех бизнес-процессах, использующих текущую сущность. Такое поле нельзя редактировать в конструкторе бизнес-процессов. Изменения в нем будут применены для всех его копий.
- В конкретном процессе - отображается только в контексте бизнес-процессов, использующих текущую сущность, в которых поле создано или за которыми поле закреплено. Такое поле нельзя использовать в бизнес-процессах, за которыми не закреплено поле.
После заполнения сущности нажмите "Сохранить" в правом верхнем углу экрана.