Об инструменте

Согласование платежей позволит более точно планировать бюджеты компании вкупе с финпланом.  Суть этого инструмента заключается в том, что вы можете создавать в таблице записи о плановых платежах, а ответственные за платежи сотрудники будут согласовывать, оплачивать ли этот платеж сейчас или перенести на другое время. 


Настройка доступов

Чтобы начать работу с согласованием платежей, нужно включить этот инструмент в настройках фин. планирования. При включении доступ получает администратор проекта. Другим пользователям инструмент станет доступен, если:

  • Сотрудник участвует в цепочке согласования платежей
  • У него есть доступ на просмотр или создание платежей

Доступы к платежной таблице позволяют видеть платежи только по доступным сотруднику кассам и проектам. Поэтому при настройке доступов убедитесь, что те, кто будет работать с таблицей имеют нужные доступы к кассам и финансовым проектам. 


При включении согласования платежей, у вас появится поле, где можно указать, какие сотрудники будут согласовывать платежи. В отличие от финплана, в этой цепочке нет жесткой последовательности, когда платеж согласовывают по очереди, все участники цепочки равнозначны.

 

Создание и редактирование платежей

Когда доступы выданы можно начать работу с таблицей. Создавать платежи можно вручную по одному, либо массово импортировать их из csv, если вы уже вели такой учет ранее в таблицах или других инструментах.  


При создании платежа необходимо заполнить поля:

  • Касса - откуда будет производиться оплата
  • Тип платежа - это может быть согласование расхода, либо перемещения денег между кассами. В зависимости от этого выбора определяется последующий набор полей
  • Получатель - в случае расхода, здесь можно выбрать контрагента, в случае перемещения - кассу-получателя.  
  • Тип транзакции - тип расхода или тип перемещения из тех, что установлены в настройках
  • Сумма
  • Проект
  • Заявка - в случае, если платеж связан с согласованной заявкой в финплане, можно указать эту связь в платеже. Для выбора доступны только согласованные заявки с той же валютой, которая указана в платеже. 
  • Дата отчета - дата, которой будущая транзакция должна отображаться в отчетах
  • Дата оплаты - планируемая дата платежа
  • Описание - описание заявки на платеж
  • Комментарий - дополнительный комментарий сотрудников


Последние два поля сокращаются в таблице, но их можно развернуть, нажав на текст описания или комментария. 

 

Согласование платежей

Сотруднику с доступом на согласование платежей доступны кнопки действия напротив каждого платежа. Есть пять действий:

  • Согласовать - у платежа отметится один из этапов согласования и  
  • Отклонить - платеж будет отклонен и станет недоступен для дальнейшего согласования
  • На паузу - на случай, если пока платеж нужно отложить и оплатить позже. У него пропадут другие кнопки действия и изменится статус 
  • Возобновить - появляется только у платежей на паузе.Действие вернет платеж в статус "На рассмотрении" и станет доступно согласование платежа
  • Создать транзакцию - доступно только согласованным платежам. 

Если платеж был согласован одной цепочкой согласовывающих, а позже в нее были добавлены новые участники, его не надо будет согласовывать повторно, он останется в статусе "Платим". 



Создание транзакций на основе платежей

Как только платеж согласован, у него становится доступно создание транзакции. По нажатию на кнопку, откроется окно создания, уже заполненное данными из платежа. На всякий случай проверьте, что все данные верны, прежде, чем создавать транзакцию.

В не сможете создать платеж на сумму больше, чем изначально согласовано. 

 

Когда транзакция будет создана, оплаченная сумма отразится и в платеже, и в заявке финплана, если вы ее привязывали. 

Чтобы перевести платеж и заявку в статус "Оплачено" при создании транзакции не забудьте отметить соответствующий чекбокс.