Прежде всего вам нужно настроить инструмент под нужды вашего бизнеса. Для этого перейдите в раздел настроек по иконке шестеренки:
На открывшейся странице первые две настройки относятся к цепочке согласования заявок.
По умолчанию в цепочке согласования участвуют руководители сотрудника, оставившего заявку, вплоть до владельца проекта.
В верхнем поле вы можете выстроить цепочку финального согласования заявки. Эти должности в порядке слева направо будут участвовать в согласовании всех заявок независимо от того, кем они были созданы. Например, вы хотите, чтобы заявки всех сотрудников финально утверждал Финансовый директор. Даже если он не относится прямо к тому сотруднику, который создал заявку, он сможет согласовывать их все, если будет добавлен в это поле.
То есть, сначала заявку согласовывают все руководители сотрудника по вертикали, а далее уже идет согласование теми, кто указан в настройках. Если одна и та же должность участвует в цепочке согласования и как руководитель, и как финальный утверждающий, сотрудник будет согласовывать заявку только один раз как руководитель.
Далее идет настройка с помощью которой часть должностей можно скрыть в цепочке согласования. Например, вы можете убрать административного и генерального директоров, а также владельца. Тогда, например, если заявку оставляет администратор какой-либо секции, то ее согласовывает начальник отдела, а затем сразу должности из цепочки финального согласования. Так, вы можете избавить владельца от необходимости согласовывать все заявки.
Далее идет настройка категорий расхода. Для любой должности вы можете назначить свои категории. Категории всей вертикали по структуре доступны должностям этой вертикали. Например, если на отдел создана какая-то категория, то в нее сможет создать заявку как администратор секции этого отдела, так и генеральный директор. При этом администратор секции другого отдела уже не может создавать заявки с данной категорией.