СОДЕРЖАНИЕ

Об инструменте

Планы - инструмент понедельного планирования вашей работы и делегирования задач. 

С помощью данного инструмента вы сможете удобно планировать свою деятельность, а также контролировать задачи и цели ваших подчиненных.

Часто в работе руководителя возникают ситуации, когда вы не до конца понимаете на чем конкретно сфокусирован тот или иной сотрудник в данный момент и сходится ли этот фокус с приоритетными для вас задачами. Как правило используются разные каналы постановки задач (таск-трекеры, корпоративный мессенджер, рабочие группы и личные встречи) и это неминуемо привносит бардак в управление процессами и препятствует достижению целей.

Идея инструмента в том, что вы составляете и фиксируете планы на каждую рабочую неделю в одном месте. Здесь вы быстро можете составить план как себе, так и подчиненному, добавив в него самые важные на данный момент для вас задачи из очереди задач.

При этом любую идею и задачу “на потом” вы никогда не потеряете, так как она всегда будет у вас перед глазами в очереди задач.

Кому доступен

Планы доступны всем сотрудникам. Каждый сотрудник может добавлять в планы задачи, которые должны быть выполнены в течение недели. 

Руководителям доступны планы их прямых подчиненных. 

Владелец, а также сотрудник с доступом “Администрирование всех задач” могут видеть планы всех сотрудников, в том числе удаленных. 

Принцип работы

В очередь Планов попадают задачи из списка Задач.

В Планы можно выводить задачи с Досок, для этого в настройках планов нужно выбрать интересующие доски. Также можно выводить список задач с досок других сотрудников, к которым у вас есть доступ, для этого нужно добавить такую доску в Избранное  

На странице Планов есть:

  • Строка с фильтрами
  • Планы на период
  • Бэклог

Разберем отдельно каждый элемент.

Фильтры

В фильтрах можно:

  • Настроить отображение планов: какие должности (если вы занимаете несколько позиций на структуре), какие категории задач и какие поля задачи должны выводиться

  • Выбрать сотрудника, чей недельный план нужно проверить (в том числе можно смотреть планы уволенных сотрудников)

  • Выбрать период - по умолчанию выводится текущий период. В выпадающем списке помимо текущей даты плана для выбора доступны 5 предыдущих и 5 следующих недель. Если нужно посмотреть более старые данные, можно переключиться на предыдущий период по стрелке, тогда в выпадающем списке станут доступны еще 5 недель ранее.

Все задачи в планах можно сгруппировать по тегам (если они есть в задаче). Задачи без тегов попадут в соответствующую группу

Кроме фильтров есть кнопка “Копировать задачи”. По нажатии на кнопку данные о задачах скопируются в буфер обмена в формате csv и их можно будет добавить в таблицу.

Планы

Сама таблица с планами состоит из категорий задач по вертикальной оси и полей задач горизонтальной (как настроить отображение полей и категорий упоминалось выше в Настройке отображения планов).

У вас на рабочем столе может быть несколько планов, если вы занимаете несколько должностей в компании. В этом случае то, в план какой должности попадет задача, зависит от вашей главной должности. Главную должность можно поменять в профиле сотрудника. Если же нужно, чтобы конкретная задача попала в план другой должности, нужно в самой задаче сменить должность

 

Создавать задачи можно в самом плане.  Для этого в поле “Добавить новую” нужно ввести название задачи и нажать на Enter.

Просроченные задачи из прошлых планов подсвечиваются красным цветом, выполненные - зеленым. Задача считается невыполненной вовремя, если период, в который она должна была быть выполнена, прошел, а задача не была отмечена завершенной.

При этом, незавершенная задача автоматически добавляется в ваш очередь задач, чтобы вы не потеряли ее при формировании планов на новую неделю. Если задача была невыполнена в течение нескольких планов, под ней появится отображение в виде точек, соответствующее количеству планов, в которых была задача. Это поможет приоритезировать, какие задачи стоит брать в работу первыми. 

Списки задач в планах

Справа от планов выводятся разные списки с задачами, с которыми можно работать в планах. Чтобы перенести задачу в план, и наоборот, из плана, нужно нажать на соответствующую кнопку. Задачи, убираемые из плана, будут попадать в очередь задач. 

Очередь задач

 В этот список задачи попадают автоматически - те, где вы исполнитель и в которых не указан срок выполнения. Также вы можете добавлять туда задачи вручную для последующего распределения.

Если задача была добавлена в план и не была выполнена вовремя, она вернется в очередь и будет отмечена красной точкой.  

По умолчанию задачи выводятся единым списком, но в настройках можно задать группировку задач и сортировку, согласно которым задачи выстроятся в определенном порядке. В том же окне можно выбрать, какие поля задачи будут отображаться в этой панели.

Задачи подчиненных

В этом списке будут собраны задачи всех ваших прямых подчиненных. Эти задачи также можно перенести себе в план, чтобы можно было следить за результатом ее выполнения, не открывая план сотрудника. Задачи в этом списке также можно группировать и сортировать по разным полям.

Аудируемые задачи

В этот список попадают задачи других сотрудников, где вас указаны как аудитор. Аудитор не может редактировать задачу, но может оставлять комментарии и будет получать уведомления об изменениях в задаче.

Задачи с досок

Если в настройках вы укажете, с каких досок должны выводиться задачи в планах, то под каждую доску появится свой список. В этих списках задачи будут по умолчанию сгруппированы в соответствии с тем, в каком списке они находятся на этой доске. Такой вид группировки называется "Панель". Вы можете изменить его на другой удобный вариант, но тогда не будет понятно, как эти задачи расположены на доске относительно друг друга.